İşletmelerin Şirket Kartlarıyla Yaptığı 5 Maliyetli Hata

Şirket kartlarının kullanımıyla ilişkili hatalar, şirketlerin mali tablolarında hedeften sapmalara neden olan en yaygın hatalardan biridir. Bu hatalar temel olarak çalışanlardan ve otomasyon eksikliğinden kaynaklanır. Bu yazımızda, işletmenizde belki karşılaştığınız, belki de karşılaşmamak için önlemler almaya çalıştığınız bu durumun sebeplerine ve çözümüne birlikte göz atacağız.

Kontrolsüz Harcamalar

Kontrolsüz harcamalar, şirket kartları kaynaklı hataların en yaygınıdır. Özellikle çalışanların bir kontrol mekanizmasına tabi olmadan yaptıkları harcamalar nedeniyle şirket harcamaları ciddi şekilde artar ve mali tablo olumsuz etkilenir. AlmanPay, harcama onay kuralları özelliği ile şirket harcamaları üzerinde kontrol sağlamanıza olanak tanır. Harcama onay kurallarını otomatikleştirerek, hem gereksiz veya yanlış harcamaların önüne geçer hem de manuel süreci otomatize ederek süreci hızlandırabilirsiniz. Tek yapmanız gereken, çalışan gruplarınız için ayrı harcama onay kuralları oluşturmak ve belirlediğiniz kartlara limit atamaktır. Böylece, her çalışan grubunun bir harcama kuralı olur, kartlara belirlediğiniz limitler sayesinde de çalışan bir hata yapsa da olası sorunların önüne geçilebilir.

Yetersiz Raporlama

Yetersiz raporlama da şirketlere maddi anlamda sorun yaşatabilir. Raporlama ne kadar manuel yapılırsa, hata payı o kadar artar. AlmanPay, raporlama sürecinde ortaya çıkabilecek sorunları, çalışanları da ön muhasebe sürecine dahil eden çözümleri sayesinde minimuma indirir. Böylece işler hem daha hızlı hem de hatasız şekilde ilerler. Şirket kartları ile çalışanlar tarafından bir harcama yapıldığında, çalışanlar harcamaya dair fiş veya fatura görselini sisteme yükler. Böylece, raporlama işlemi dijitalize edilir ve bilgi girişinde ortaya çıkabilecek muhtemel hatalar minimize edilir. Ayrıca, sisteme fiş ve fatura görsellerinin eklenmesinin ardından, ay sonunda her takım için özel harcama raporları oluşturulur. Tüm raporlama sisteminin bu şekilde otomatize edilmesi ile raporlama kaynaklı maddi hataların önüne geçilir.

Belirsiz Harcama Politikaları

Bir şirketin harcama politikaları net olmadığında, çalışanlar harcamaları kontrol ederken hatalar yapabilir ya da gelişigüzel davranma eğiliminde olabilir. Sağlam bir harcama politikasının oluşturulması, çalışanları harcama yaparken doğru şekilde yönlendirmelidir. Bu da her şirket için birkaç doğru adımla mümkün olabilir. AlmanPay tarafından sunulan hizmetlerden biri de çalışanların veya takımların harcamalarının detaylı şekilde takip edilebilmesidir. Böylece, çalışanlar veya takımlar hatalı bir harcama yapsa bile, takip sistemi sayesinde bu hata yakalanabilir. Sanal kart imkanı ile ödemeler güvenli hale gelir, raporlama fonksiyonu ile şirketiniz için en değerli verileri kolay takip etmenize olanak sağlar. Bunların sonucunda da güven veren bir harcama yönetimi ve net bir harcama politikası oluşturmak mümkün hale gelir.

Kayıp Fatura ve Makbuzlar

Manuel şekilde işleyen bir süreçte, çalışanlar yaptıkları harcama kalemlerine dair faturaları saklar. Fakat çalışan hatasından ya da başka bir sebepten bu faturalar veya makbuzlar kaybolabilir. Bu da harcamalar üzerinde kontrol ve denetim kaybı demektir. AlmanPay sisteminde, çalışanlar harcama kalemlerinin faturalarını görsel olarak sisteme yükler ve böylece makbuzları veya faturaları fiziksel olarak saklama zorunluluğu ortadan kalkar. Faturalar görsel olarak sistemde arşivlenir. Her çalışan, kendi yaptığı harcamalara dair görselleri sisteme yüklediğinden, hangi çalışanın, hangi kaleme, ne kadar harcama yaptığı da kayıt altında tutulmuş olur.

Harcama İşlemlerinin Çok Zaman Alması

Kartlarla yapılan şirket harcamaları, maddi kayıpların yanı sıra zaman kaybına da sebep olarak şirketin mali tablosuna zarar verebilir. Bu zaman kaybının altında yatan nedense yine otomasyon eksikliğidir. AlmanPay, harcamaları otomatize etmek için birden fazla imkan sunarak bu zaman kaybının önüne geçmenize yardımcı olur. Şirketinize tanımlanan sanal kartlar ile her harcamada ve onay sürecinde yaşanan zaman kaybı ortadan kalkar. Bununla birlikte, istenirse havale ve EFT seçenekleri de tercih edilebilir. Şirketlerin talebi doğrultusunda fiziksel kartlar da oluşturulabilir. Kartların veya havale/EFT bilgilerinin sisteme kayıt edilmesiyle, aynı bilgileri her harcamada yeniden girme zahmeti ortadan kalkar ve profesyonel şirket yönetiminin yapı taşlarından biri olan zaman yönetimi daha başarılı hale getirilir.

Siz de şirket harcamalarınızı hızlı, kolay ve doğru şekilde yönetirken zamandan da kazanmak için AlmanPay’in yenilikçi çözümleriyle hemen tanışın.