Harcama Yönetim Süreçlerini Pratikleştirmek Neden Önemli

Şirketinizdeki çalışanların kendi işlerine odaklanmak yerine harcama yönetimi gibi vakit alan karmaşık süreçlerle uğraşması büyük bir vakit ve enerji kaybıdır. Geleneksel yani manuel olarak harcamalarınızı yönetiyorsanız yanlış veri girdilerinden uzadıkça uzayan onaylanma sürecine, fatura kayıplarından şeffaf olmayan durumlara kadar birçok olumsuzlukla da baş etmek durumunda kalabilirsiniz. Tüm bu olumsuz faktörler ise şirketinizin gerçek karlılığını ortaya koymak açısından kilit rol oynayan harcama yönetimi sürecini oldukça verimsiz hale getirebilir. AlmanPay tam da bu noktada devreye girerek geleneksel ve zahmetli harcama yönetimi aşamalarını sizin için çok daha kolaylaştırmayı amaçlar. Şirketinizin gider yönetme süreci ile ilgili adımları tek bir platformda toplayan AlmanPay’in pratik çözümlerinden bazıları şunlardır:

1-  Bütçeyi Takımlara Ayırma

AlmanPay’in şirketinizdeki her türlü harcamayı kontrol altında tutmak adına sunduğu etkili çözümlerin başında bütçeyi takımlar arasında bölüştürmek gelir. Çalışanlarınızı sisteme kaydettikten sonra onları satış, müşteri ilişkileri, satın alma, teknik destek gibi takımlara ayırabilir ve her biri için bir harcama limiti belirleyebilirsiniz. Her takıma özel harcama süreçlerinin oluşturulması, talep, onay ve ödeme süreçlerinin sistem üzerinden kolaylıkla takip edilebilmesi finansal hedeflerinizi gerçekleştirmeniz adına güçlü bir yöntemdir. Harcama tablonuzu kalem kalem çok daha net şekilde görme şansına sahip olur, gerektiğinde hızlı ve etkili müdahalelerde bulunabilirsiniz.

2- Önceden Belirlenmiş Harcama Onay Kuralları

Önceden belirlenmiş harcama onay kuralları sayesinde çalışanlarınızın harcama taleplerinin onaylanma süreci çok daha hızlı şekilde tamamlanır. Önceden belirlenmiş harcama onayı kriterlerine uygun bir talep açıldığında sistem bunu hızlı şekilde onaylar. Ayrıca hangi çalışanın nerede, ne amaçla ve ne kadar miktarda harcama yapmak istediğini AlmanPay sistemi üzerinden net olarak takip etmek mümkündür.

3- Sanal ve Fiziksel Kart Kullanımı

Şirket harcamaları yönetimi için bir diğer etkili ve güvenli yöntem ise sanal/fiziksel kart kullanımıdır. Geleneksel yöntemlerle harcamalarını yöneten şirketlerde çoğu kez çalışanlar şirket harcamalarını kendi bütçelerinden yapmak zorunda kalır. Sonraki aşamada ise harcamaları kanıtlamak ve şirketten geri ödeme isteme süreci başlar. AlmanPay ise bu karmaşık ve uzun süreci tüm çalışanlar ve şirketler için çok daha kolay hale getirir. Sanal kart imkanı, şirketlere özel fiziksel kart imkanı ve havale/EFT ile harcama işlemleri sayesinde hem pratik hem güvenli ödeme kanalları oluşturabilirsiniz.

4- Çalışana Geri Ödeme Yöntemi

Çalışanların şirket harcamaları için kendi ceplerinden yaptıkları masrafları belgeleme, form doldurma, raporlama gibi yükümlülükleri, manuel olarak sürdürülen harcama yönetimi işlemlerinin en büyük zorlukları arasındadır. AlmanPay çözümleri sayesinde çalışanlarınız kendi ceplerinden harcama yapmak zorunda değildir. Çalışanlar şirketinize ait sanal ve fiziki ödeme yöntemlerini belirlenen sınırlar doğrultusunda rahatlıkla kullanarak şirketiniz adına ödeme yapabilir.

5- Şeffaf ve Erişilebilir Raporlama

AlmanPay tarafından hayata geçirilen dijital harcama yönetimi sistemi belli bir dönemdeki gelir ve giderleri çok daha net görebilmenizi sağlar. Her çalışanın sistemde harcama talebi oluşturabilmesi, harcama yapması ve giderleri belgeleyen faturaları sisteme görsel olarak yüklemesi size şirket harcamalarının açık ve anlaşılır şekilde görülebildiği detaylı bir analiz sunar. Şeffaflık ön plandadır ve tüm ekipler harcama raporlarını pratik şekilde görüntüleyebilir  Böylece doğru zamanda gerekli değerlendirmeleri yapmak ve eyleme geçmek adına etkili bir destek sağlanır.

6- Tek Panel Üzerinden Tüm Süreçlerin Yönetilmesi

Harcama yönetimi süreci manuel olarak yürütüldüğünde oldukça karmaşıktır ve çoğu kez yapılması gereken işlemler birçok yerden dallanıp budaklanır. AlmanPay’in dijital platformuna geçiş yaparsanız şirket harcamalarınız ile ilgili her adımı tek bir panel üstünden yönetebilmenin rahatlığını deneyimleyebilirsiniz. İşletmeler için tüm bu ön muhasabe süreçlerinin tek bir platformdan yapılabilmesi çalışan ve bütçe verimliliğini önemli ölçüde geliştirir.

Siz de artık şirket çalışanlarınızın kendi işleri dışında uzun, karmaşık ve yorucu süreçlerle uğraşmalarını istemiyor aynı zamanda karlılığınızı artırmayı hedefliyorsanız AlmanPay dijital harcama yönetimi sistemine geçiş yapabilirsiniz. Sisteme kayıt olduktan kısa bir süre sonra işlemlerin ne kadar kolay şekilde ilerlediğini görebilir, finansal kaynaklarınızı daha iyi değerlendirme ve verimli bir çalışma ortamı yaratma adına koyduğunuz hedeflere ulaşabilirsiniz.