Masraf Formu Nedir? Ne işe yarar?

Şirketlerin genellikle maliyet ve imalat dışında kalan hizmet ve alışverişler için düzenlediği masraf formu kapsamlı bir konudur. Hangi kalemlerin masraf olarak dahil edileceğinden formu doldurma anına kadar birçok noktada uzmanlık gerektirir.

Masraf formu bölümü en genel tanımıyla şirketin masraf olarak kabul edilen giderlerini muhasebeye bildirmek için kullandığı fiziki ya da dijital formdur. Masraf formu yapılan masraflar sonucu oluşan giderlerin muhasebe birimine bildirilmesine yardımcı olan belgedir.

Genel Türk Ticaret Kültürü`nde hizmet harcamaları, farklı giderler ve harcamaların tanımlanması için masraf gösterme kalıbı kullanılır. Masraf formu doldurmak kurum içi ekonomik düzenin rahat takip edilmesi, girdi ve çıktıların tespiti için kullanılır. Bu nedenle kurum içi denetim ve yönetim formları kategorisinde yer alır.

Masraf Formu Doldurma Süreci

Şirket harcamaları yapılmadan önce masraf formu düzenlediği olsa da genellikle tercih harcama sonrasında form düzenlemek olur. Bunun sebebi sözleşmelerle belirlenmiş standart harcamaların dışında faaliyetler olmasıdır. Örneğin iş toplantısı için şehir değiştiren bir yöneticinin kiraladığı araç, yakıt masrafı, belki onarım masrafı ve müşteri ile yemek masrafı yaklaşık olarak tahmin edilebilir olsa da kesin tutarın harcama öncesinde bilinmesi zordur.

• Harcamaları yapan çalışan masraf formunu doldurup yaptığı harcamalara ait fişleri hazırlar ve yöneticinin onayına gönderir.
• 1. ve 2. yöneticiden (varsa) onay alan form muhasebeye yönlendirilir. Onay alamazsa masraf formu yeniden düzenlenerek tekrar onaya gönderilir.
• Muhasebe onayı alan masraf formu sahibi masraf ödemesi alabilir.

Masraf Formu Nasıl Doldurulur?

Şirket harcamaları arasında yer alan ve ödemesi yapılacak olan masraf formu kurum politikaları ve düzenine göre özel hazırlanmalı ve tek bir format kullanılmalıdır. Aşağıda verilen örnek masraf formu benzerleri şirkete göre düzenlenebilir.

“Şirket Adı ve Unvanı” Masraf Formu

Tarih: Belgenin düzenlendiği tarih

Adı / Soyadı: Masrafı yapan kişinin kimlik bilgilerini belirttiği satır

Personel / Departman: Çalışanın görevi ve görevli olduğu alan

Sicil Numarası: Çalışanın SGK Sicil Numarası

Masraf Tarihi / Masraf Tanımı: Masrafın yapıldığı tarih aralığı / gün ve hangi görevlendirme için yapıldığı

Masraf Kalemleri / Masraf Grubu: Detaylı olarak masraf harcamalarının nereye ne kadar yapıldığı (faturası olmalı) açıklamaları ve tarihi ile verilir. Harcama yeri, işletme adı, ürün türü, KDV miktarı vb. tüm detaylar yazılır.

Toplam Masraf Tutarı: Yapılan tüm harcamaların toplam ne kadar tuttuğu

Fiş Fatura Teslimi: Çalışanın masraf formu ile birlikte vermek zorunda olduğu fişlerin eklendiği onaylanır.

Masraf Formu Düzenleyenin Adı, Soyadı / İmzası:

Masraf Formu Onaylayanın Adı, Soyadı / İmzası:

Belge No: Masraf formu belge numarası

Yapılan Ödeme: Harcamaların ne kadarının masraf olarak geri ödendiği

Kalan Ödeme: Harcamaların masraf olarak ödenmesi gereken fakat kalan kısmı

Masraf formu detayları fazla olan bir iç belgedir. Kimi şirketler için masraf avansı, masraf kalemi ve personel görev masraf sınırlaması gibi farklılıklar da olabilir. İşletmenin ihtiyaçları ve personele göre masraf formunda yer alan bilgiler çeşitlendirilebilir. En basit haliyle yukarıdaki formda verilen bilgileri mutlaka içermelidir.

Masraf formları, elde çıktı alınarak doldurulabileceği gibi MS Word, Excel ya da PDF düzenleme araçları ile düzenlenebilir. Sonuç her ne olursa olsun KDV miktarından kur çarpımına birçok detayın detaylı analiz için yer alması beklenen masraf formunu el ile manuel düzenlemek artık eskimiş bir yöntemdir.

Teknolojinin avantajlarını herkes için basit kullanım ilkesi ile sunan ve şirket masraflarını kolay yoldan düzenlemenizi sağlayan AlmanPay uygulamaları bu amaçla geliştirilmiştir. Masraf formu karışıklıklarına son vermek ve çalışanın değerli vaktini koruyarak verimi artırmak için şimdi siz de AlmanPay’e geçiş yapabilirsiniz.