Masraf Formları'nın Şirketlere Maliyeti
"Bir çalışan, masraf raporlama sürecinde ne kadar zaman harcar? "
Bu sorunun cevabı, iş dünyasında verimlilik ve maliyet yönetimi açısından kritik öneme sahiptir. Masraf yönetimi süreçlerinde yaşanan aksamalar ve gereksiz zaman kayıpları, şirketlerin genel performansını doğrudan etkiler.
Modern iş dünyasında, masraf yönetimi süreci, hem zaman hem de maliyet açısından şirketlere büyük bir yük getirmektedir. Çalışanların masraf raporlarını hazırlama, onaylatma ve geri ödemeleri almak için harcadıkları süre, işletmelerin verimliliğini önemli ölçüde düşüren bir faktördür.
Bundan önceki iş tecrübelerimde birden fazla şirketin departman nezdinde gider kalemlerinden, harcama ve yönetim süreçlerinden sorumlu olduğum pozisyonlarda çalıştım. Küçük, mikro büyük demeden her birinde istisnasız ortaya çıkan bir sorun vardı... Daha doğrusu bir sorundan ortaya çıkan birden fazla sorun. Tüm bu masraf yönetme süreçleri (tek şirket kartının elden ele dolaşması, yapılan harcamaların masraf formu yada benzeri tablolara eklenme süreçleri vb) bu şirketlere zaman ve dolayısıyla para kaybettiriyordu...
Tipik bir şirketin masraf formu doldurma ve işleme süresi ortalama 45 dakika!
Vaka Çalışması
Tipik bir şirketin masraf formu süreçleri şu şekilde işler;
- Bir çalışanın masraf formunu doldurması süreci... Gerekli görülen tüm bilgiler ile birlikte harcamanın tarihi, fiş-fatura görseli, tutar bilgisi, tedarikçi bilgisi vs. bu süreç ortalama olarak 30 dakika sürmektedir.
- Doldurulmuş olan masraf formu kontrol edilmek üzere gerekli kişilere iletilir. Buradaki kontrol sürecinin de 5 dakika aldığını varsayalım.
- Onaylandıktan sonra bahsi geçen masrafın çalışana geri ödeme süreci en iyi ihtimalle 10 dakika olarak alalım.
An itibariyle minimum 45 dakikalık bir süreye ulaştık. Ancak işin en kritik kısmına değinmedik. Bir çalışana, ay sonunda, en sevdiği prosedür olan (evet sarkazm 😄) masraf formu ve belgelerini derleme sürecini için bir teslim süresi verdiğimizde ne olabilir? Hatalar ortaya çıkar...
Burada hem çalışan, hem finans ekibi, hem şirket sahibi farklı şekillerde hem zamandan hemde finansal kaynaktan olmaya başlar. Devamında çalışanın motivasyonu ve üretkenliği düşmeye başlar...
İşte tamda bu yüzden gelenekselleşmiş muhasebesel çözümler şirketlere farkettirmeden ciddi anlamda maliyet oluşturmaktadır. İşte bu yüzden çalışanlar işlerinden ziyade daha farklı konularda zaman, vakit ve motivasyon kaybetmektedir.
AlmanPay bu noktada tüm bu acı noktalarını çözmeyi hedefleyen bir servis.
- Şirketler çalışanlara borçlanmadan, çalışana şirket kartı gibi alternatif ödeme opsiyonları sunarak çalışanlarına şirket ihtiyaçlarını daha çabuk temin edilebileceği ve işine daha hızlı odaklanabileceği bir iş ortamı sunabilir.
- Çalışan yaptıkları harcamaların görsellerini hızlı bir şekilde AlmanPay üzerinden yükleyerek ay sonunda "fişi-faturayı kaybettim" derdinden kurtulabilir.
- Sanal kart talebi, geri ödeme talebi, fiziksel kart talebi gibi talepler hızlı bir şekilde AlmanPay üzerinden oluşturulur ve şirketin kurgulamış olduğu onay sürecinden geçirilerek talepler sadece bir tıklama ile onaylanır.
45 dakikalık harcama süreci bir anda 10 dakikaya düşer. Çalışanların masraflara değil, işine odaklanır... Üretkenlik maksimuma çıkar.
