İşinizde En Çok Vakit Kaybettiren 5 Küçük İş?

İşlerin pratik ve kolay şekilde tamamlanması operasyonel süreçlerin hassas şekilde takibini gerektirir. Bu operasyonel süreçler ofis içi ve dışı iş akışlarında aynı disiplinle işlemelidir. Bunun en önemli nedeni şirketin tüm departmanlarının bir şekilde birbirine bağlı olmasıdır. Şirketleri, bir aksaklık yaşanması durumunda tüm bileşenleri etkilenen bir organizma gibi düşünülebilir. Doğru zamanlama ve planlama ile iş optimizasyonu sağlanarak şirketin tüm süreçlerinin kesintisiz şekilde işlemesi sağlanabilir. Teoride oldukça kolay olan bu sistem pratikte zorlayıcı durumlar yaşamanıza neden olabilir. Özellikle çalışırken size vakit kaybettiren küçük işler içinde boğulduğunuz zamanlarda tüm operasyonun karıştığına tanık olabilirsiniz. Çalışan ve yöneticilerin, bu küçük işlerle ilgili farklı bir iş planı uygulaması zaman yönetimi açısından çok önemlidir. Peki, size vakit kaybettiren 5 küçük iş hangisidir?

Fiş Fatura Takibi

Şirket çalışanları çeşitli nedenlerle alışveriş yaparlar. Satış personeli, müşterisine götürmek için bir hediye satın alır. Ofisinizdeki toplantılar için çeşitli ikramlar alınır. Var olan hizmetlerin devamlılığının sağlanması için bir takım hizmetler satın alınabilir. Bu alışverişlerin fiş veya faturalarının aynı gün mesai saati sonunda teslim edilmesi beklense de genellikle muhasebe birimine ulaşması birkaç günü bulabilir. Personel yaptığı harcamaların tamamını bir forma doldurur ve belgeleri ile birlikte teslim eder. Var olan süreç yeteri kadar zaman kaybedirirken personel sayısı arttıkça bu işlem için ayrılması gereken vakit fazlalaşır.

Çalışana Geri Ödeme Süreçleri

Çalışanlara çeşitli nedenlerle yapılacak geri ödemeler uzun ve sancılı prosedürel süreçleri içerir. Bunun en önemli nedeni işlemlerin geriye dönük şekilde yapılmasıdır. Evrak takibi, finans ve muhasebe işlemleri, form doldurma prosedürleri gibi çok bileşenli işler genellikle çalışanların ve yöneticilerin tüm vaktini alır. Tüm bu işlemlerin sonunda belirlenen geri ödemeler için zamansal planlama yapılması da önemlidir. Sonuçta geriye dönük yapılan işlemler için ileriye yönelik bir planlama yapılmaktadır. Çok aşamalı ve dallandırılmış bir plan gerektiren bu iş vakit kaybettirir. Çalışanların ücretlerini geri alma süresinin uzaması da çalışanların motivasyonalarını etkileyen bir diğer faktördür.

Harcama Formu Doldurma

Satış personeli sahada ne harcadı? Tüm harcamalarını belgelendirdi mi? Bu soruların yanıtı her bir personel için farklıdır. Çalışan, sahada geçirdiği sürece dair hikâyesini ve belgelerini “harcama formu” ile özetler. Ancak bu form kişi tarafından manuel olarak doldurulur. Formun zamanında teslimi, belgeler ve formdaki bilgilerin kontrolü, süreçler ve hataların düzeltilmesi gibi işlemlerin tamamı zaman gerektirir. Bu form üzerindeki hatalar, eksik belgeler, bu fatura ve fiş takibi ile hepsinin muhasebe kaydı altına alınması gibi işlemler çok ciddi vakit kaybına sebep olabilen süreçlerdir. Özellikle yapılan çeşitli araştırmalarda bir çalışanın harcama doldurma süresinin 20 dakika olması ve doldurulan harcama formlarının %19 da hataların ortaya çıktığı vurgulanmaktadır. Dolayısıyla harcama formu hem dolduran hem de onu kontrol eden personel için önemli şekilde vakit kaybettirir.

Takım Bütçelerinin Oluşturulması

Takım bütçelerinin oluşturulması için gelecek zaman periyodunun geçmişte aynı dönemde elde edilen bilgiler aracılığıyla tahmin edilmesi gerekir. Bütçe hedef ve amaçlara uygun olmalı, finansal olan ve olmayan bakış açıları ile detaylandırılmalı ve operasyonel açıdan net rakamlar içermelidir. Tüm bu detaylar, harcama yapılabilecek kalemlerin tahmini ile seçeneklere bölünür. Takım bütçesi oluşturulurken malzeme, işçilik, genel üretim, amortisman gibi çeşitli ayrıntıların da düşünülmesi önemlidir. Bu süreç hem çok yorucu hem de vakit kaybettiren bir operasyon gerektirir.

Harcama Talep ve Onay Süreçleri

Saha ve ofis içi harcamalar için talep edilen miktarların onaylanması mümkün olduğunca çabuk tamamlanması gereken iş süreçleri arasında yer alır. Ancak bu asla pratik ve çabuk şekilde gerçekleşmez. Gereken miktarın spesifik olarak, harcamayı yapacak kişi tarafından tahmin edilmesi, bir bilirkişi tarafından kontrol edilmesi, muhasebe departmanından geçmesi gibi aşamalar vakit alan işlerdir. Üstelik bu süreç tüm işin sadece talep kısmıdır. Talep edildikten sonra başlayan bir süreç daha vardır: Harcama onayı. Personel, yönetime neden o tutarı talep ettiğini mantıklı bir şekilde açıklamalıdır. Geleneksel şirketlerde bu şekilde yürüyen süreç, teknolojik proseslere aşina kuruluşlarda analiz ve tahminlerle sonuçlandırılır. Her halükârda talep edilen miktarın onayı için de vakit gereklidir.Bu gibi onay süreçlerinde süreci daha kolay takip etmek ve hızlandırmak içinse AlmanPay ortaklığından yardım alınabilir.

AlmanPay işinizde vakit kaybettiren bu küçük işlerin tamamında size pratik çözümler sağlar. Harcama onay kurallama süreçleri ile takımlarınıza özel harcama kuralları koyabilir, takımlarınızı bütçelendirerek detaylı harcama analizi yapabilirsiniz.

AlmanPay ile Süreçlerinizi Pratikleştirme Vakti

Şirketiniz ve sizin için zaman tükettiren tüm bu işlerin çok daha kolay ve hızlı şekilde çözülmesini ister misiniz? AlmanPay'in özellikle var olan harcama süreçlerini pratikleştirmek ve daha güvenli hale getirmek için üstüne çalıştığı ve geliştirdi çözüm yöntemleri tam size göre.

AlmanPay ile;

• Çalışanlarınızı sisteme davet ederek takımlar oluşturabilir ve bu takımlara özel harcama kuralları oluşturabilirsiniz.
• Takımlarınız için farklı farklı bütçe atamaları gerçekleştirebilirsiniz. Bu sayede her takımın yaptığı harcamalar sizin için ay sonunda daha görünür bir şekilde kategorize edilebilir.
• Harcama kuralları ile birlikte takım ve çalışanlarınıza sanal, fiziksel kart gibi ödeme yöntemleri sunabilirsiniz.
• Şirket kartınızı elden ele dolaştırma süreçlerine artık son! Sanal ve fiziksel kart hizmetlerimizden yararlanarak çalışanlarınıza alternatif ödeme süreçleri sunabilirsiniz.
• Sanal ve Fiziksel kart üzerinden yapılan harcamaların görsellerini harcama kalemlerine direkt olarak ekleyebilirsiniz. Bu sayede ay sonunda fiş/fatura topla süreçlerinden kurtulmuş olursunuz.
• Harcama talep / onay sistemi ile onayladığınız her işlem otomatik olarak çözüm sürecine ulaştırılır. Çalışanlarınızın oluşturduğu harcama talebine göre talep onaylandığı takdirde Sanal kart oluşturma, Havale/EFT, Çalışana Geri Ödeme gibi süreçler otomatik olarak gerçekleştirilir ve çalışana iletilir. Bu sayede harcama formu doldurma süreçlerini rafa kaldırabilir, çalışanlarınız için bu süreçleri çook daha kolay ve pratik bir hale getirebilirsiniz.