Şirketler için Harcama Yönetimi Nedir? Neden önemlidir?

Harcama Yönetimi 11 Eki 2022

Çalışan harcamalarını manuel olarak yönetmenin zorluğu ve karmaşıklığı harcama yönetiminin zahmetli, aynı zamanda da hataya açık bir süreç olarak algılanmasına neden olabilir. Uygun şekilde yönetilmeyen harcamalar sonrasında büyük problemler ortaya çıkarabilir. Oysa ki bu sürecin sorunsuz işlemesi şirket kârlılığını korumak için bir gerekliliktir. Bu nedenle harcamaları kolayca takip etmenize ve doğru şekilde yönetmenize sorunsuz şekilde yardımcı olacak bir harcama yönetim sistemini tercih etmeniz oldukça önemlidir.

Şirket gider süreçleri, detaylı ve kapsamlı stratejileri, araçları içerir. Bu süreç, bir işletmenin çalışan ve diğer masraflarını işlemek, ödemek, doğrulamak ve geri ödemek için benimsediği süreçtir. Harcamalar, seyahat masraflarından elektrik aboneliklerine kadar her şeyi kapsar ve büyüklüğü ne olursa olsun her şirketin önemli bir parçasıdır.

Harcamalar yani giderler, bir işletmenin gerçek kârlılığını belirlemek için kullanılır. Başka bir deyişle, harcamalarınızı takip edemiyorsanız işinizin gerçekten kârlı olup olmadığını nasıl bilebilirsiniz? Bu aşamada harcama yönetimi, işletmenizin nerede para harcadığını tam olarak belirlemenize yardımcı olabilir. Örneğin, ofis alanı için çok fazla kira ödüyorsanız veya süresi dolmadan asla kullanılmayan malzemeleri toplu olarak satın alıyorsanız, bu maliyetler zamanla artar ve şirket kârınıza zarar verir. Harcama yönetimi, işletmenizin nerede para harcadığını belirlemenize, şirketinizin kârlılık durumu hakkında daha fazla bilgi edinmenize ve belirli bir zamanda ne kadar nakit harcadığınızı takip etmenize yardımcı olmak için de kullanılabilir.

Harcama Yönetimi İşleri Nasıl Kolaylaştırır?

Operasyonlarını optimize etmek, bütçelerine bağlı kalmak ve paradan tasarruf etmek isteyen işletmelerin harcamalarını doğru bir şekilde takip etmenin yollarını bulması gerekir. Harcama yönetimi, şirketin kârlılığında hayati bir rol oynar, zamandan tasarruf ve günlük operasyonlar sırasında yapılan harcamalar üzerinde daha iyi kontrol sahibi olmanızı sağlar.

İsterseniz geleneksel harcama yönetimi ve yeni nesil harcama yönetiminin getiri ve götürülerini anlamak için aşağıdaki senaryoya bir göz atalım:

İstanbul merkezli şirketin Antalya satış temsilcilerinden Mine’nin çıktığı bir yurt dışı iş seyahatinde yemek ve yol ücreti için harcamalar yaptığını düşünelim. Harcama yönetimini geleneksel sistem olan kâğıt, makbuz ve kişisel hesaplar üzerinden yönetmeye devam ediyorsanız, tüm adımlar oldukça zorlu görünür. Bu süreçte Mine kişisel kartları ile harcama yaparsa kartı yurt dışı işlemlere kapalı olduğu için mağdur olabilir ya da başka bir senaryoda bankası kartını yurt dışında kullanabilmesi için ek bir ücret talep edebilir. Mine, tüm moral bozukluğu ile ödemesini yapar ve anlaşma yapmak için toplantıya gider. Sizce böyle bir senaryoda Mine ne kadar mutludur ve şirket için yaptığı görüşmede ne kadar başarılı olur?

İş bitiminde Mine merkeze geri döner ve finans departmanındaki Yalçın’a seyahat sırasında yaptığı harcamaları gösteren fişleri verir. Aradan iki gün geçer fişler rapor olarak yetkilisine sunulmak üzereyken Mine birkaç fişi unuttuğunu ve ertesi gün Yalçın’a teslim edeceğini söyler. Şimdi düşünelim, Yalçın finans departmanına ait daha önemli işlerle uğraşarak şirketin kârlılığını artırmak yerine bu işle inanılmaz bir zaman kaybına uğramadı mı? Peki, Mine seyahat sırasında yaşadığı kişisel kart sorunları nedeni ile morali bozulup, iş motivasyonunu kaybetmedi mi? Oysa ki sorunsuz bir şekilde işleyen, yeni ve güçlü bir harcama yönetimi sürecinde şirket ve çalışanlar daha mutlu olabilir. İyi bir süreç, yönetimin maliyet tasarrufu sağlayan fırsatları ve potansiyel riskleri belirlemesine yardımcı olur.

Harcama Yönetimi Neden Önemlidir?

İyi düşünülmüş ve uygulanmış bir kurumsal harcama yönetim sisteminin hem maddi hem de manevi faydaları vardır.

Harcanan Zamanın Azalması, Artan Verimlilik

Yukarıdaki senaryoda bahsedildiği gibi sonuç olarak bir iş gezisi, çalışanların yiyecek veya konaklama için ödeme yapmasını gerektirebilir. Finans ve muhasebe departmanı, şirket adına ne kadar harcanabileceği konusunda bir sınır koyabilir ve bu para, geleneksel harcama yönetiminde çalışanlara geri ödeme zamanı geldiğinde dikkate alınır. Şirketler genellikle çalışanlarının taleplerini göndermesini beklediğinden, şirket parasının nasıl harcandığına ilişkin verilerde genellikle bir gecikme olur. Yeni nesil harcama yönetimi sisteminde ise çalışan geri ödeme döngüleri daha kısa olduğundan daha yüksek çalışan memnuniyeti ve güveni ile sonuçlanır.

Daha Az Hata, Daha Az Maliyet

Harcama yönetimi maliyetleri azaltmaya yardımcı olur. Geleneksel harcama yönetiminde kullanılan raporların hatalar ve eksik bilgiler içerebileceği herkes tarafından bilinir. Bu aşamada tek bir çalışan hatasının bile yarattığı ekstra zaman ve para kaybı şaşırtıcı derecede yüksek olabilir. Örneğin, ne kadar çok çalışanınız varsa ve bu çalışanlar coğrafi olarak ne kadar geniş bir alanda iş yapıyorsa masraf talep süreci de operasyonel olarak o kadar daha zor hale gelir. Ayrıca küçük hataların çok daha büyük sorunlara dönüştüğü uzun ve zaman alıcı bir kâğıt izine de yol açar. Elbette harcama yönetimi tüm bu sorunların önüne geçmeye destek sağlar.

Daha Mutlu Çalışan, Daha Hızlı Büyüyen Şirket

Manuel sistemler, çalışan memnuniyetini önemli ölçüde düşürebilir. Seyahate çıkan çalışanlarınızın çoğu harcamalar için kendi hesaplarını kullanıyor ve geri ödemeler için beklemek zorunda kalıyor olabilir. Eğer böyle bir sisteminiz varsa çalışan motivasyon ve memnuniyetinin büyük bir zarar görmesi kaçınılmazdır. Sonunda bu, şirkette üretkenliğin ve güvenin düşeceği anlamına gelebilir. Hiç kimse kendi finansal güvenliğini tehlikeye atan bir yerde çalışmak istemez ve zamanla çalışanlar şirket masraflarını üstlenmek konusunda daha tereddütlü hale gelebilir. Bu da sonuç olarak şirketin genel büyümesini sınırlandırabilir.

Harcama yönetim çözümleriniz finans ekibinizin daha stratejik bir şirket kaynağı olmasını sağlamalıdır. Şirketiniz genelinde giderleri izlemenize, raporları almanıza ve ayrıntılı bir düzeyde içgörüler elde etmenize yardımcı olacak uygulamalar bunu başarmanıza yardımcı olur. Doğru çözüm seçimi ile artık finans, raporları almak ve verileri gözden geçirmek yerine, iş kararlarını bilgilendiren içgörüleri kolayca toplayabilirsiniz. Departman çalışanları da bu sayede zaman kaybetmek yerine yapmaları gereken diğer önemli işlere odaklanabilirler.

Alman Pay Harcama Yönetimine Nasıl Yardımcı Olabilir?

Herhangi bir işi yürütmek için gerekli bir faktör olan harcamalar, aslında herkes için inanılmaz derecede zorlu bir süreç haline dönüşebilir. Neyse ki, işyerinde basit ve kolay adımlarla işletme giderlerinizi daha iyi yönetmenin yolları var: AlmanPay!

AlmanPay, daha akıllı kararlar almak için gerçek zamanlı harcama yönetimine erişmenize ve bunları kullanmanıza olanak tanır. Tüm harcama işlemlerinizi tek bir çözümde birleştiren AlmanPay, güvenli ve pratik ödeme kanalları oluşturmanızı sağlar. Giderlerinizi detaylı bir şekilde takip etmenize imkân tanıyan şirketiniz içerisindeki harcamalarınızı en iyi şekilde yönetmek ve detaylandırmak için en güvenli hizmeti sunar.

Siz de, harcama taleplerini onaylamaya çalışırken saatler harcamayı bırakın. AlmanPay ile gerçekleşen her işlem için, harcamanın nerede, ne zaman ve neden yapıldığını öğrenebilir, işinizde hayal ettiğiniz şeffaflığa ulaşabilirsiniz. AlmanPay sisteminin sunduğu harcamalar üzerindeki proaktif kontrol sayesinde daha akıllıca harcamalar yapma fırsatına sahip olabilir, gücü ve kontrolü elinize alarak, şirket kartlarınızı rahatlıkla yönetebilirsiniz.

AlmanPay ile harcama yönetiminizi geliştirmeniz 3 anahtar özellik:

Kurumsal harcamalarınızı sunduğu sanal ve fiziksel kartlar ile güvenle yönetmenize imkân tanır.
Çalışan harcama görsellerinin sisteme yüklenmesine fırsat veren AlmanPay, fiş ve fatura toplama zorunluluğunu ortadan kaldırır.
AlmanPay harcama modülü, her çalışana ait harcama kalemini detaylı bir şekilde inceleyebilmenizi sağlar.

Daha profesyonel ve ileriye dönük kararlar vermek için gerçeklere ve istatistiklere dikkat etmeniz gerekir. Bir organizasyonun başarısının ana bileşenleri, finansal ve çalışan verimliliğinde sürekli bir artış ile ekipler arasında sorunsuz bir işbirliğidir. Bunu zamandan ve emekten tasarruf ederek, güvenliği sağlamak ve doğru öngörülerde bulunmak için işe harcama yönetimi sürecinizi düzenleyerek başarabilirsiniz.