Harcama Onay Süreçlerini Otomatikleştirmek Neden Avantajlı?

Harcama onay süreci bir yetkilinin harcama talimatını vermesi ile başlar ve birçok farklı kişi tarafından yönetilmesi gerekebilir. Harcama onaylarının farklı departmanlar tarafından ele alınması nedeniyle sürecin yavaşlaması iş akışını da kesintiye uğratır. Hizmet gerekçesi, yapılacak iş, süre ve tutar gibi farklı bilgilerin yer aldığı harcama talimat belgelerinin otomatik bir şekilde talep, onay ve talimat aşamalarından geçmesi şirkete birçok açıdan avantaj kazandırır.

Şirket gider kalemleri arasında yer alan harcamalar farklı proje ya da işler için çalışanlar tarafından yapılabilir. Harcama süreçlerinin takibi gider kalemlerinin analiz edilmesi için nasıl önemliyse otomatik sistemlerle yapılması o kadar faydalıdır. Şirket harcamaları yönetimi için departmanların sarf ettiği enerji, zaman ve kaynağı kurum içinde gelişme için ayırmasına olanak sağlar. Harcama onay süreçlerini otomatik hale getirmek hangi avantajlarıyla öne çıkar?

Hızlı ve Etkili Bir Süreç Geçirirsiniz

Gider kalemleri arasında önemli bir yer tutan harcama onayları şirketlerin birçok karışıklık yaşadığı noktalar arasında yer alır. Harcama talimatının verilmesinden onaylanmasına kadar geçen süreç departmanlar tarafından manuel olarak yürütülür. Manuel süreçlerde belgenin teslimi, kontrolü ve imzalanması bireysel olarak yapılmalıdır. Bu durumda eksik evrak sorunu, çalışanın yerinde olmaması ya da meşguliyet nedeniyle işini aksatması gibi sorunlar ortaya çıkar. Harcama onay sürecini daha hızlı ve akışkan hale getirmek için dijital sistemlerden faydalanabilirsiniz. Çalışanların hızlı ve etkili süreç sonucunda kaynak ve iş motivasyonunun artması şirkete fayda sağlar.

Doğruluk Oranı Artar

Harcama onay süreci manuel olarak yürütüldüğü zaman farklı sebeplerden doğan hatalar yüzünden kesintiye uğramakla kalmaz, şirkete zarar olarak yansıyabilir. Acil olarak belge yetiştirmeye çalışan bir personelin rakamlarda yaptığı en ufak hata dahi süreç içerisinde problem çıkmasına neden olur. Şirket harcamaları dijital sistemler üzerinden kontrollü bir şekilde hazırlanırken daha az vakit tüketir. Bu nedenle çalışanların doğruluk kontrolü yapmak için daha fazla vakti olur. Gider kaleminin hatasız ve doğru olması vergi ödemesiyle direkt olarak ilişkilidir. Bu nedenle süreci otomatikleştirmek finansal raporlarınız için ihtiyacınız olan doğru hamleleri meydana getirir.

Yüksek Verimlilik Sağlar

Şirket içerisinde iş akışının sorunsuz şekilde yürütülmesi çalışanların zamandan tasarruf etmesini sağlayarak gelişim ve diğer işler için zaman yaratmasını kolaylaştırır. Bu nedenle harcama onay sürecinin hızlanması da şirkete verimlilik olarak geri döner. Şirket harcamaları ile ilgili resmi evrak işlemlerinin daha kısa süre içerisinde halledilmesi departman çalışanlarına ve yöneticilere zaman kazandırır. Harcama talep edilen işe başlama ve sorunsuz şekilde ödemelerin yapılması için süreci kolaylaştırarak verimliliği artırır.

Kontrol Sizde Olur

Şirket gider ve harcamalarını yönetmek her zaman sanıldığı kadar kolay olmayabilir. İş akışı içerisinde şirketin kendi belirlediği protokol ve disiplinine uygun olarak faaliyetin yürütülmesi gerekir. Manuel olarak çözümlenen harcama onay süreci çalışanlar tarafından hata yapılmaya daha müsait olur. Dijital harcama onay programları kullanırken şirketin kendi kurallarını tanıması mümkün olur. Dijital sistemler üzerinde tanımlanan limit, süre, iş ve onay gibi kuralları çiğnemek imkansız hale gelir. Sisteme tanımlanan iş akış süreci dışındaki faaliyetleri direkt olarak program reddeder ve hatayı minimize eder. Sistem üzerinde hatalı ve geçerli işlemleri kontrol etmek kolay olduğundan süreç üzerinde hakimiyet artar.

Veri Analizini Kolaylaştırır

Harcama onay süreçlerinin şirketin karlılığına olan faydası takdir toplayan yönleri arasındadır. Harcama giderlerini dijital ortamda saklayarak belli periyotlar içerisinde veri toplama imkanı sunar. Finansal analiz raporlarının hazırlanması ve kaynakların verimli şekilde yönetilmesi için şirkete ihtiyaç duyduğu bilgiyi sunar.

AlmanPay ile siz de gider kalemlerini takip etmek için otomatik harcama onay sistemi ile tanışabilir, program avantajlarını şirketinizi büyütürken kullanabilirsiniz.