Harcama Analizi Nedir? Nasıl Yapılır?

Her işletmede para girişi ve nakit çıkışı söz konusudur. Genellikle, gelen para dikkatle takip edilirken harcamalar aynı derecede izlenmeyebilir. Denetlenmeyen harcamalar kısa sürede sorun haline gelerek şirketin gelir elde etmek üzere harcadığı tüm çabanın önüne geçebilir. Şirket harcamalarını dikkatli şekilde incelenmesini sağlayan harcama analizi yöntemi, gider yönetimini geliştirmeye yardım ederek potansiyel sorunları fark etmenizi sağlar.

Harcama analizi süreci, herhangi bir kuruluşun harcamalarının daha anlaşılır olmasını sağlar. Kategori yönetimi, gerçek zamanlı harcama analizi panosu, karar raporları ve satın alma geçmişine bağlı oluşturulan harcama verisi içgörüleri sayesinde harcama süreçleri görünür hale gelir. Analiz sonucu ortaya çıkan harcama raporu, şirketinizin nakit akışında neler olduğunu gösteren bir incelemedir.

İşletmenizin iş performansı takibinde harcama süreçleri ve giderlerini analiz etmek, gider kontrolü sağlamanın yanı sıra daha bilinçli iş kararları vermenize de yardımcı olur. İşletmenizin satın alma operasyonlarını, kaynak bulma stratejisini ve kontrollerini geliştirerek maliyet tasarrufu sağlayabilirsiniz. Maliyetleri düşürmenin yanı sıra sözleşme yönetimini, fiyatları, ödeme koşullarını iyileştirmeye ve çalışan ile kurum arasında süreçlerin görünürlüğünü artırmaya yardımcı harcama analizi çözümleri hakkında daha fazla bilgi için detaylara göz atabilirsiniz.

Harcama Analizi Nedir?

Harcama analizi, maliyet azaltma ve operasyonel iyileştirme sağlamak için tedarik verilerini ve süreçlerini, tedarik zincirindeki satıcıları ve satın almaları kategorilere ayırarak gözden geçirme işlemidir. Harcama analizi, şirketteki tüm harcama verilerinin ve kaynaklarının iş birimi ve tüm kuruluş tarafından tanımlanmasını kapsar. Harcama analizinde yapılan uygulamalar şunları da içerir:

• Verilerdeki hataların giderilmesi
• Veri yönetiminde standart bir format uygulanması
• Harcama verilerinin konumunun merkezileştirilmesi
• Harcama verilerinin tedarikçi adına gruplandırılması
• Gider verilerinin standart harcama kategorilerine göre sınıflandırılması
• Potansiyel tasarruf hedefleri için eyleme geçirilebilir içgörüler üretmek üzere sonuçların ve yöntemlerin analiz edilmesi

Harcama Analizlerinin Şirketlere Yararları Nelerdir?

Harcama analizi yapmak, işinize birçok yönden fayda sağlasa da analizin üç temel hedefi vardır: tedarikçi ilişkilerinde iyileşme, verimlilik artışı ve maliyetlerde azalma. Harcama süreçlerinin takibi; stratejik kaynak bulmayı, satıcı seçimini, tedarikçi yönetimini, sözleşme fiyatlandırmasını, ödeme koşullarını, gider yönetimini, finansal sonuçları ve nakit akışını iyileştirir. Harcama analizi, işletmenize sağladığı birçok faydanın yanı sıra kurum ve çalışan arasındaki süreçlerin yönetimini de kolaylaştırır. Harcama analizinin avantajları şöyle sıralanabilir:

• İşletme finansmanının görünürlüğünü artırır. Harcama analizi, tedarik ve tüketim malzemeleri ve hizmetler için yaptığınız harcamalara ışık tutarak şeffaflığı artırır.
• Maliyetleri ve gereksiz harcamaları azaltır. Harcama analizi yapmanın önemli bir faydası, fazlalıkları ve tasarruf fırsatlarını vurgulayarak işletmenizin tasarruf etmesine yardımcı olur.
• Verimsiz süreçleri belirler. İşletme harcama analizi, tedarik sürecindeki verimsizlikleri ortaya çıkarabilir.
• Çalışan harcamalarının kurumsal politikalarla uyumlu olmasını sağlamak için daha kesin ve yeterli veri toplamanıza yardım ederek daha net bir monitörleme sağlar.
• Genel olarak şirket yönetimini iyileştirir. Gider analizi yardımıyla borç yazılımı gibi araçlarınızın iyi çalışıp çalışmadığını, iş rollerinin personel sayısıyla uyumlu olup olmadığını anlayabilirsiniz.
• Genellikle uzun ve zaman alıcı bir süreç olan çalışan harcamalarını yönetme ve kontrolü için kolaylık sağlayan yazılım, işletme için geçerli olmayan maliyet öğelerini raporlamak hatta reddetmek üzere programlanabilir.
• Otomatikleştirilmiş gider raporlama süreçleri sayesinde, çalışanlar yalnızca gider raporlarını kendi başlarına göndermekle kalmaz, aynı zamanda bu raporlardan kaynaklanabilecek sorunları ve istisnaları bağımsız olarak da çözebilirler.
• Masrafların uygun şekilde sunulması ve makul bir zaman diliminde işlenmesi sayesinde işveren ve çalışanlar arasındaki bağ güçlenir.
• Değer geliştirmeye yardımcı olur. Tedarikçinizin maliyet, teslim süresi ve malzeme kalitesi gibi özelliklerini değerlendirmenize izin verir.
• Satıcı uyumluluğunu artırır. Satış sözleşmelerindeki şartları, beklentilerinizi ve satıcının sözleşmeye uymak için yapması gerekenleri daha iyi özetlemenize yardım eder.
• Riskleri azaltır. Harcama analizi, şirketinizin satıcılarla olan ilişkisini değerlendirirken satıcının genel performansını takip etmenizi sağlar.
• Harcama analizi tekrarlanabilir bir yöntemdir. Süreci tekrar gözden geçirebilir, gelişiminizi izleyebilir, zamanla verimliliği ve maliyet düşüşünü en üst düzeye çıkarabilirsiniz.
• Geliştirilmiş görünürlük sunan çoğu harcama analizi yazılımı, çalışan gider verilerini derleyen, çizelgeleri ve diğer grafikleri kullanarak verilerin anlaşılması kolay görsellikte sunan bir gösterge panosu içerir. Yöneticiler, şirketin çalışan başına veya kategori başına ne kadar harcama yaptığı veya gider raporlarını onaylamak için geçen ortalama süre gibi ölçümleri görüntüleyebilir.

Harcama Analizi Nasıl Yapılır?

Harcama analizi süreci, bağımsız olarak veya bir danışmanın yardımıyla yürütebileceğiniz çok adımlı bir prosedürdür. Bir danışmanla çalıştığınızda, şirketinizin verilerini üçüncü bir tarafın değerlendirmesinin avantajını elde edersiniz. Süreçteki adımlar şöyle sıralanır:

1. Hedef belirleme: Temel ve kapsayıcı hedef görünürlük olmalıdır. İşyerinde kimin neyi neden harcadığını görebilmeniz gerekir. Her ihtiyaç duyduğunuzda elektronik tablolar arasında gezinmeyi veya veri tabanlarının derinliklerine inmeyi gerektiren bir gider takibi yöntemi, sürdürülebilir bir çözüm değildir.
2. Veri toplama: İkinci adımda mümkün olan her kaynaktan harcama verilerini toplamanız gerekir. Kaynaklarınız; satın alma siparişleri, faturalar, genel muhasebe defteri, tedarikçiler veya satıcılar tarafından sağlanan bilgiler ve sözleşmeler olabilir.
3. Verileri tek bir yerde birleştirme: İhtiyacınız olan tüm verilere sahip olduğunuzda, hepsini tek bir yerde toplayabilirsiniz. Verilerinizi elektronik bir tabloya veya veri tabanına manuel olarak girerek birleştirebilirsiniz. Bu aşamada, aynı zamanda verileri sıralayabilir,  kopyaları veya fazlalıkları kaldırabilirsiniz. Ayrıca, elinizdekilerin doğruluğunu da kontrol etmeniz gerekir.
4. Giderleri doğrudan ve dolaylı maliyetlere göre kategorilere ayırma: Veriler temizlenip toparlandıktan sonraki adım, onları kategorize etmektir. İlk olarak, verileri doğrudan ve dolaylı harcama kategorilerine ayırabilir, oradan türlerine göre düzenleyebilirsiniz.
5. Verilerin analizi: Veriler sıralandıktan sonra analiz edilebilir. Şirketinizin nerede harcama yaptığını, fazla harcama yapıp yapmadığını görmek için verileri değerlendirmeniz gerekir. Analiz sırasında, şirketinizin kimden ne satın aldığını ve bu alımın beklentilerinizle uyuşup uyuşmadığı hakkında daha iyi bir fikir edinebilirsiniz.
6. Yeni stratejiler uygulama: Analiz tamamlandığında bir sonraki adımda ne yapacağınıza karar verebilirsiniz. Stratejik kaynak bulma konusunda benzer ürünler veya hizmetler sunan birkaç satıcı arasında geçiş yapmak yerine tek bir satıcıyla çalışmak veya şirket fonlarına erişimi sınırlamak gibi farklı yaklaşımlar denemeye başlayabilirsiniz.

Ayda bir veya üç ayda bir kapsamlı gider analizi yapmak, potansiyel bir sorunun belirtilerinin erken tespitine yardım edebilir. İdeal bir analiz için otomatikleştirilmiş harcama analizi araçlarından faydalanabilirsiniz. Harcama raporları dahil olmak üzere harcama analizinizi AlmanPay’in sunduğu yazılım olanaklarıyla otomatikleştirebilir, işletmenizin tedarik ve harcama sürecinin görünürlüğünü artırabilirsiniz.