Harcama Analizi Nedir? Nasıl Yapılır?

Birçok işletme, önemsenmeyen bazı küçük harcamalar nedeniyle aslında ciddi zararlar görür. Bu doğrultuda harcama yönetimi konusunda istatistiksel modeller ve gelişmiş analitik yöntemler kullanarak yapılan çalışmalar, geleneksel fiyatlandırma yöntemlerine göre %3-8 arasında tasarruf sağlayabilir. Örneğin, sadece bir A4 kağıdı paketine bile birkaç lira az ödendiğinizde, belki de ayda binlerce lira tasarruf etmeniz mümkün olabilir. Bu yüzden harcama analizi ve yönetimi gerçekten tüm işletmeler için önemli. Siz de doğru yöntemler kullanarak, daha fazla tasarruf fırsatı yakalayabilir ve manuel işlemleri azaltabilirsiniz. Tasarruf ve gelir/gider dengesi için işletmelerin mutlaka bütçeleme, planlama, sözleşme ve tedarikçi yönetimi gibi unsurları dikkate alarak harcama analizi yapması gerekir. Peki harcama analizi neyi ifade eder ve nasıl yapılmalıdır?

Harcama Analizi Nedir?

Harcama analizi, bir kurumun ya da bireyin belirli bir dönemde yaptığı harcamaların ayrıntılı bir şekilde incelenmesi işlemidir. Bu durum işletmelere uyarlandığında maliyeti azaltmak ve operasyonel anlamda iyileştirme sağlamak için tedarik süreçlerini, bu kapsamdaki satıcıları ve satın alma işlemlerini kategorilere ayırarak inceleme işlemi olarak da tanımlanabilir. Analiz, bir kurumun ya da bireyin tüm harcamalarını kapsayabilir veya belirli bir bölümüne odaklanabilir. Kurumun ya da bireyin finansal durumunu anlamak için çok önemlidir ve gelecekteki harcamaların daha iyi planlanmasına yardımcı olur.

Harcama Analizi Neden Gereklidir?

Harcama analizi, kurumlar ve bireyler için finansal yönetim açısından oldukça önemlidir. Analiz sonuçlarına göre daha doğru harcama bütçeleri oluşturmak, yanlış veya hatalı harcamaları tespit etmek gibi konulara odaklanarak kaynakların daha verimli bir şekilde kullanılmasını sağlanabilir. Analiz gerekliliği şu şekilde özetlenebilir:

• Yıl sonu mali tabloların hatasız ve daha detaylı çalışılabilmesi: Harcama analizi, kurumların mali tablolarında yer alan harcama kalemlerinin daha detaylı bir şekilde analiz edilmesine olanak sağlar. Bu sayede, harcama kalemleri hakkında daha detaylı bilgi sahibi olunarak yıl sonu mali tablolarının daha doğru ve hatasız bir şekilde hazırlanması sağlanabilir.
• Daha doğru harcama bütçeleri oluşturma: Harcama analizi, kurumların gelecekteki harcamalarını daha doğru bir şekilde planlamalarına yardımcı olur. Analiz sonuçlarına göre, hangi harcama kalemlerinin daha öncelikli olduğu, hangi alanlarda tasarruf edilebileceği gibi konulara odaklanarak daha etkili harcama bütçeleri oluşturulabilir.
• Yanlış veya hatalı harcamaların tespitini hızlandırma: Harcama analizi, kurumların yanlış veya hatalı harcamaları daha hızlı bir şekilde tespit etmelerini sağlar. Bu sayede, gereksiz harcamaların önüne geçilerek kaynaklar daha verimli bir şekilde kullanılabilir.

Harcama Analizi Nasıl Yapılır?

Harcama analizi, maliyetleri azaltmak ve işletme verimliliğini artırmak için oldukça önemli bir araçtır. Analiz yapmak için öncelikle aşağıdaki adımları takip etmek gerekir:

• Hedef belirleme: Harcama analizinin amacı nedir? Hangi takımın ne kadar harcayacağı, hangi hizmete ne kadar ödenek ayarlanacağı gibi soruların cevaplarının belirlenmesi gerekir. Bu, analizin odak noktasını belirlemek için önemlidir.
• Harcamaları kategorilendirme: Harcamaların doğru bir şekilde kategorize edilmesi, paranın daha kolay bir şekilde kanalize edilmesini sağlar. Harcamaların kategorize edilmesi, genellikle sabit harcamalar, ürün ve hizmet harcamaları, personel harcamaları, reklam harcamaları gibi ana kategorilere ayrılabilir. Bu sayede, harcamaların ne kadarının hangi kategoriye gittiği daha kolay bir şekilde analiz edilebilir.
• Analiz: Harcama analizinin en önemli aşaması, tüm harcamaların analiz edilmesidir. Her ay tekrar eden harcamaların belirlenmesi (sabit giderler), ekstra masraf hangi kategorilerde daha fazla, hangi takımın en çok harcama yaptığı gibi konulara odaklanarak analiz yapılabilir. Bu aşamada, harcama örüntüleri belirlenir ve daha sonra maliyetleri azaltmak ve verimliliği artırmak için uygun tedbirler alınır.[1]

Harcama analizi, işletmelerin finansal durumunu iyileştirebilir ve nakit akışını optimize edebilir. Elde edilen analiz sonuçları, tedarikçi ilişkilerinde iyileşme, verimlilik artışı ve maliyetlerde azalma gibi temel hedefleri gerçekleştirmeye yardımcı olabilir. Harcama süreçlerinin takibi sayesinde, işletmeler stratejik kaynaklar bulabilir, tedarikçi yönetimini iyileştirebilir, sözleşme fiyatlandırmasını optimize edebilir, ödeme koşullarını yönetebilir ve giderlerini daha etkili bir şekilde yönetebilirler. Siz de işlemenize ait etkin bir harcama analizi yönetimine ihtiyaç duyuyorsanız, size özel çözümler için AlmanPay’i tercih edebilirsiniz.