Çalışana Geri Ödeme Süreçlerinin Pratikliğinin Önemi
İş başarısının temel anahtarlarından birini gider yönetimi oluşturur. Kurumsal harcama süreçlerinin pratik ve kolay olması, çalışanlar ve şirket için birçok açıdan önem taşır. Bu yüzden, şirket finansmanının önemli bir kısmını oluşturan geri ödeme süreçlerini hem çalışan hem de kurum açısından uygun şekilde ele almak gerekir. Özellikle doğru politikalara, uygulamalara veya araçlara sahip değilseniz, çalışan giderlerini yönetmek zorlu ve zaman alıcı hale gelir. Harcama sürelerini daha görünür yapmak; çalışanla kurum arasındaki bağı kuvvetlendirip çalışan motivasyonu ve uyumunun artmasına, gereksiz süreçlerin ortadan kalkmasıyla iş dışındaki konular için daha az vakit harcanmasına yardımcı olur.
Gider yönetimini kolaylaştıran yazılım, platform veya uygulamalar, şirketlerin bu görevleri manuel gerçekleştirmesine gerek kalmadan geri ödemeleri kaydetmesine, izlemesine, doğrulamasına ve işlemesine olanak tanır. Gider geri ödeme süreçlerinin pratikleşmesi, çalışan verimliliğini artırıp iş süreçlerini iyileştirir. Siz de gider yönetiminizi iyileştirmek ve işletmenizde verimliliği artırmak için geri ödeme süreçlerini otomatikleştirmenin kurum ve çalışana sağladığı faydalara daha yakından bakabilirsiniz.
Çalışana Geri Ödeme Süreçlerini İyileştirmenin Faydaları
Geleneksel gider yönetimi sistemlerinde iyileştirilmesi gereken faktörler arasında; işlem hızı, şeffaflık, uyumluluk, verimlilik, insan hatası veya önyargısı yer alır. Sıralanan bu unsurlar, çalışan gider geri ödemesini otomatikleştirme ihtiyacının temelini oluşturur. Daha kolay ve pratik hale getirilen geri ödeme süreçleri, geleneksel uygulamaların hata ve yetersizliklerinin üstesinden gelmenin yanı sıra zaman tasarrufu gibi birçok avantaj sağlar.
1. Evrak i̇şlerini ve manuel raporlamayı ortadan kaldırır
Geleneksel yöntemde çalışanların harcamaları kaydetmek için kağıt makbuzlarını takip etmesi, finans ekibinin her şeyi doğrulamak ve harcama raporlarını onaylamak için tüm evrakları gözden geçirmesi gerekir. Bu oldukça zaman alan, hata yapma oranı yüksek bir uygulamadır. Personeliniz mükemmel gider raporları sunsa bile, hesap tablosundan muhasebe sistemine bilgi aktarırken finans ekibiniz hata yapabilir.
Sürecin otomatik hale getirilmesi, evrak işlerini ortadan kaldırır. Çünkü gider yönetim sistemi kullandığınızda, çalışanlar akıllı telefonlarıyla makbuzlarını kaydedip mobil bir uygulama aracılığıyla gider platformuna yükleyebilir. Platform üzerinden tüm veriyi hızlı şekilde bir gider raporunda derleyip doğrudan finans departmanına gönderebilir. Böylece, her şeyin kaydını kağıt üzerinde tutmanıza veya formüllerle elektronik tablolar oluşturmak ve düzenlemek için saatler harcamanıza gerek kalmaz. Hata yapılsa bile veriler, geriye dönük şekilde kolayca takip edebilir.
2. Onay ve geri ödeme sürecini daha hızlı hale getirir
Otomatikleştirilmiş bir gider yönetimi çözümüne geçiş, hem onay hem de geri ödeme aşamasını hızlandırır. Manuel süreçle, finans yöneticileri ve muhasebeciler, her bir gider raporunu gözden geçirmek, bir onaylayıcıdan diğerine ulaştırmak için oldukça fazla zaman harcar. Bu işlemler geri ödemede gecikmeye neden olur. Çalışan ekibiniz iş gezisinden yeni döndüğünde, finans ekibiniz günün sonunda masalarında makbuzlarla dolu bir yığın zarfla ilgilenmek zorunda kalır. Makbuzların geri ödeme politikanıza uygun olup olmadığını kontrol etmeleri gerekir. Zarflardan ya da makbuzlardan birini yanlışlık gözden kaçırırlarsa, çalışanın geri ödemesinde hata meydana gelebilir.
Otomatik bir sistemde ise onay sürecini yürütürken bir rapor onaylandıktan sonra, işlem sırasına göre otomatik olarak bir sonraki onaylayıcıya bir bildirimle birlikte yönlendirilir. Onaylar toplandıktan sonra finans yöneticisi harcamayı kolaylıkla gözden geçirebilir ve geri ödeme yapabilir.
3. Harcama sahtekarlığına karşı koruma sağlar
Manuel süreçlere güvendiğinizde, çalışanların, giderlerinde sizi yanıltma ihtimalini de arttırmış olursunuz. Aynı makbuzu iki kez göndermek veya kilometre uzunluğunu artırmak mümkündür. Manuel işlemler, şüpheleri tespit etmeyi ve sorunu çözmek amacıyla çalışan takibini zorlaştırır. Şirketinizi gider dolandırıcılığından uzak tutmanın kolay bir yolu, seyahat gider yönetimini otomatikleştirmek olabilir. Otomatik sistemler, aynı giderin birden fazla kez gönderildiği mükerrer girişleri tespit ettiğinde, gönderene ve onaylayana gideri birleştirmesi veya silmesi için bir uyarı mesaj gönderebilir.
Özelleştirilmiş iş akışlarını kullanarak, yalnızca çalışmaları kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda çift kontrollü bir inceleme süreci ile harcama süreci görünürlüğünü artırırsınız. Tüm çalışan geri ödemelerinin geçerli ve doğru olmasını sağlarsınız.
4. Harcama süreci görünürlüğünü artırır
Manuel gider yönetimi yalnızca zaman alan bir çalışma olmakla kalmaz, aynı zamanda harcamalarınıza ilişkin gerçek zamanlı görünürlük elde etmenizi de zorlaştırır. Raporları ve elektronik tabloları kullanabilmenize rağmen, veriler, analiz ettiğinizde genellikle güncelliğini yitirir. Muhasebe yazılımı otomatik olarak raporlar oluşturabilir, ancak bu cari gider verileri olmadan, elde ettiğiniz bilgiler, şirketin mali durumunun görüntüsüne dair tam olarak doğru resmi vermez. Muhasebe departmanınız her şeyi gözden geçirip haftalık raporlar hazırlasa bile bu, hızlı ve bilinçli kararlar almanız için yeterli değildir.
Çoğu gider yönetimi sistemi, harcamalar, geziler, politika ihlalleri, geri ödemeler ve daha fazlasına kadar kapsamlı rapor seçenekleri sunar. Personel harcamalarındaki şemaları görmek için belirli bir kategoriye göre gider raporu oluşturabilirsiniz. Bu raporlar, hızlı karar vermenin ötesinde, finans ve seyahat ekiplerinin, havayolu seyahati ve otel konaklamaları için size en uygun olan seçenekleri belirlemenize yardım edebilir.
5. Kurumsal gider politikası uyum oranlarını i̇yileştirir
Gider yönetimi yazılımı kullanmadan gider politikalarını uygulamak zor olduğundan, geleneksel yöntemlerle kurum-çalışan uyumluluk oranını yüksek tutmak imkansız hale gelebilir. Çeşitli harcamalar gelmeye başladığında, finans ekibinin harcamaların elektronik tabloya düzgün şekilde girildiğinden emin olması zordur. Her bir masrafı seyahat masrafı politikasına göre manuel olarak doğrulanması gerekir. Çalışan harcamalarının şirket gider politikasına uygun olması için tüm süreci özelleştirebilirsiniz.
Otomatikleşmiş gider süreci sistemi, seyahat politikasını ihlal eden harcamalar gerçekleştiği anda çalışana otomatik olarak bildirebilir. Ekibiniz yalnızca birkaç tıklamayla harcamalarının uyumluluğunu kontrol edebilir, böylece, gerçek zamanlı olarak harcama taleplerinin onaylanması veya reddedilmesi mümkün olur.
6. Çalışan motivasyonu ve memnuniyetinde artış sağlar
Çalışanlar şirket adına harcama yaptığında, kendi gelirlerinden ödeme yapar. Geliri için işverenine bağlı çalışanların gelirini karşılayan kurum için harcama yapmak zorunda kalması dinamiğin tersine işlemesine neden olur. Gecikmeli geri ödemeler çalışanların hayatını zorlaştırabilir ve kendi ödeme dengelerini bozabilir. Ayrıca, gecikmeli ödemelerin olağanlaşması, çalışanın artan stresini işletmeye yönlendirmesine neden olabilir.
Çalışanlarınıza harcamaları ne kadar erken geri ödenirse, çalışan memnuniyet endeksiniz o kadar yüksek olur. Geri ödeme sürecini otomatik sistemlerle pratik hale getirdiğinizde hızlı, hatasız ve önyargısız bir sürece geçiş yaparsınız.Çalışan geri ödeme süreçlerinin zamanında ve net kurallar doğrultusunda ödenmesi, personelinizi güçlendirmenin ve işinizi daha verimli hale getirmenin anahtarıdır.
Gider geri ödeme çözümleri, bir işletmenin işletme giderlerini izlemesi, iş akışlarını iyileştirmesi ve radikal bir şekilde dijitalleşmeye doğru değişen bir dünyada başarılı olması bakımından önemlidir. Çalışanlarınızın ne kadar parayı nereye harcadıkları konusunda daha net bir vizyona sahip olduğunuzda, harcamaları analiz etmek ve yönetmek için daha donanımlı hale gelirsiniz. Şirketinizin gider raporlarının mali kayıt kontrolünü ve gerçek zamanlı görünürlüğünü artırmak için siz de AlmanPay gider yönetimi çözümlerinden yararlanabilirsiniz.
